Организация архива районного суда

Судебные дела, материалы и другие документы в архиве хранятся по годам.

Учет, выдача и высылка дел, находящихся в архиве суда, производится в соответствии с действующими Инструкциями.

Наряды сдаются в архив суда по описи.Опись подписывается специалистом соответствующего отдела и архивариусом. На обложках нарядов, сдаваемых в архив суда, а также на учетно-статистических карточках или в регистрационных журналах проставляется архивный номер, по которому дело по описи сдано в архив суда, и номер самой описи.

Дела выдаются для ознакомления с ними в помещении суда только с разрешения председателя суда после подачи письменного заявления и по предъявлении следующих документов:

1) по предъявлении удостоверения личности, представителям и другим лицам, участвующим в деле, по гражданским делам;

2) при предъявлении ордера, выданного юридической консультацией и служебного удостоверения адвокатам, выступающим по делам в суде первой,апелляционной и кассационныхинстанциях, а также адвокатам по делам, законченным производством;

3) при предъявлении доверенности на участие в деле и документа, удостоверяющего личность их представителям.

Дела высылаются почтой или рассылаются через курьера по распоряжению председателя суда на основании письменного требования вышестоящих судов и органов, которым законом предоставлено право обистребовании дела.Требования о высылке дела, копия решения и копия сопроводительного письма, по которому дело было направлено, хранятся в контрольной папке до возвращения дела.При этом копии требований о высылке дел и сопроводительных писем хранятся в отдельно заведенном контрольном наряде направленных дел и материалов, предусмотренных номенклатурой дел суда.В случае невозвращения в суд свыше 1 месяца истребованных по запросу дел, архивариусом направляются соответствующие напоминания, данные дела берутся на контроль председателем суда и принимаются все меры по их своевременному возвращению.После возвращения дела в суд документы (требование о высылке дела, копия сопроводительного письма) изымаются из контрольной папки и подшиваются в материалы дела вместе с письмом о возвращении дела по минованию надобности.

Отдельные документы из дел, удостоверенные копиями этих документов и письменные справки по делам выдаются специалистами-секретарями и архивариусом сторонам по гражданскому делу и их представителям по письменному заявлению с разрешения председателя суда, и судьи, в производстве которого находилось данное дело.Подлинные документы, имеющиеся в гражданском деле, по просьбе лиц, представивших эти документы, могут быть им возвращены после вступления решения в законную силу. В деле остаются копии этих документов, заверенные судьей.

Выдаваемые судом копии решений и определений по гражданским делам, в том числе определений и постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны быть удостоверены и скреплены гербовой печатью. В тех случаях, когда решение, определение были изменены вышестоящим судом, об этом делается отметка в выдаваемой копии.

В целях исключения фактов фальсификации судебных актов, носящих правоустанавливающий характер, устанавливается следующий порядок выдачи судебных актов суда:

копии судебных актов судов заверяются подписью судьи, рассматривавшего дело, а при его отсутствии председателем суда;

копии судебных актов и справки должны быть заверены печатью суда, с обязательным указанием даты выдачи судебного акта. Печать суда должна быть хорошо читаема, и захватывать часть наименования должности, не закрывая подписи судьи.не допускается заверение печатью ксерокопии подписи судьи;

судебный акт, состоящий из нескольких печатных листов, должно быть прошит, пронумерован и заверен подписью судьи и печатью суда;

на копиях судебных актов судов, не вступивших в законную силу, должна быть отметка «в законную силу не вступило». Данная запись должна быть заверена подписью судьи, выносившего судебный акт и печатью суда с указанием даты выдачи;

на копиях актов, вступивших в законную силу, на обороте последнего листа следует сделать отметку: «вступило в законную силу» с указанием даты.

Лицам, не являющимся участниками судебного разбирательства, копии судебных решений выдаются (высылаются) с письменного разрешения (резолюции) председателя суда, и лишь после оплаты государственной пошлины. Такое же требование относится и к участникам процесса в случаях повторной выдачи им копии судебного акта.Эти заявления с ответом подшиваются в отдельном наряде.

Копия судебного акта должна быть выдана под расписку, составленную лицом, получающим данную копию. В случае высылки копии

документа по почте об этом делается отметка в справочном листе.

Лицо, получившее подлинный документ из дела, расписывается в получении этого документа на копии, оставленной в деле.

Судьям,работникам канцелярии суда, специалистам,и прокурорам по их требованиям дела и материалы выдаются с письменного разрешения (резолюции) председателя суда, о чем архивариус или же специалист делается отметка в специальном журнале.

Главный специалист

Алматинского районного суда Уакбаева А.С.